Opprett arbeidsgruppe og fordel ansvar
For å sikre god framdrift bør kommunen opprette ei arbeidsgruppe som får ansvaret for å planlegge og gjennomføre planprosessen.
Arbeidsgruppa kan gjerne ha same deltakarar som arbeidsgruppa for planstrategien. Dette vil bidra til kontinuitet og effektivitet i arbeidet.
Samansetting av arbeidsgruppa
Samansettinga av arbeidsgruppa må tilpassast til dei behov og tilgjengeleg kompetanse som kommunen har. Men nokre stillingar bør ein uansett vurdere:
- Den som skal utføre planarbeidet spelar ei nøkkelrolle, for å bidra med planfagleg kompetanse og følgje opp planarbeidet mellom møta.
- Det er ein fordel både for framdrift, forankring og evna til å sjå heilskap om kommunedirektør og leiargruppa er tett kopla på arbeidsgruppa sitt arbeid, anten ved å delta fast i arbeidsgruppa eller ved å bli orientert med jamne mellomrom.
- Arbeidsgruppa bør ha god prosesskompetanse, knytt til planlegging og framdrift og gjennomføring av politiske møter og medverkande prosesser.
For å sikre politisk forankring i heile prosessen må arbeidsgruppa ha jamn dialog med ordførar. I nokre kommunar inngår ordførar i arbeidsgruppa. Dette krev god rolleforståing og tydleg fordeling av ansvar mellom politikk og administrasjon.
Styrk kapasiteten til planlegging i kommunen
Mange distriktskommunar manglar kapasitet og kompetanse til planlegginga. Kommunedirektøren bør vurdere om det er mogleg å styrke fagmiljøet. Dette kan vere mogleg utan å utvide administrasjonen. - Nabokommunar kan inngå formelle eller uformelle samarbeid om planarbeid. Kommunelova opnar for fleire modellar for formelle samarbeid, og plan og bygningslova kap 9 opnar for at kommunar kan (og nokre gonger bør) samarbeide om interkommunale planar. I tillegg kan kommunar samarbeide uformelt, der planleggarane støttar kvarandre fagleg, til dømes ved å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag å planlegge planprosessen.
Å samarbeide på nye måtar internt i kommuneorganisasjonen kan bidra til å styrke kapasitet og kompetanse til planlegging. I små kommuneorganisasjonar har kommunedrektøren ofte god kjennskap til medarbeidarane sin kompetanse kringom i organisasjonen, og kan basert på dette velje å sette saman arbeidsgruppa basert på kompetanse heller enn plassering i organisasjonen.
Prosesskompetanse er viktig i planarbeidet, og kommunedirektøren bør vurdere om det er behov og moglegheit for å styrke denne. Det kan vere ei god investering og for fleire føremål enn samfunnsdelprosessen.
Kommunen bør tidleg i prosessen ta kontakt med Statsforvaltar og fylkeskommunen for å avklare kva dei kan bidra med for å styrke arbeidet i kommunen. I tillegg er det ein god ide å tidleg melde inn planarbeidet til regionalt planforum.
For nokre kommunar kan det vere aktuelt å leige inn konsulenthjelp til delar av planprosessen.
Vi trenger konsulenthjelp. Hva bør vi tenke på?
Mange kommuner er pressa på kapasitet og ønsker å kjøpe faglig støtte for å få gjennomført planarbeidet.
Konsulentbruk i samfunnsplanlegginga bidrar ofte til mer effektive prosesser, men det er ikke selvsagt at resultatet blir bedre.
Når kommunen bruker konsulenter er det risiko for at administrasjon og politikk i kommunen får svakere eierskap til arbeidet og svakere eierskap til sluttresultatet. Om kommunen likevel ønsker å bruke konsulenter er det viktig å ta grep for å styrke eierskapet til arbeidet i administrasjonen og politisk nivå i kommunen.
Krav til offentlige innkjøp
Kommunen må følge krav til offentlige anskaffelser når de kjøper konsulenttjenester. Reglene følger av anskaffelsesloven med forskrifter. Regelverket for offentlige innkjøp er helt forenkla, organisert sånn at reglene blir strengere og mer detaljerte dess høyere verdien på innkjøpet er.
- Kontrakter under 100 000 kr ekskl. mva. er ikke omfattet av anskaffelsesregelverket, de betyr at kommunen i slike mindre anskaffelser står fritt til å kjøpe inn tjenestene på forenklet vis og uten å lyse ut anbud.
- Kontrakter mellom 100 000 kr ekskl. mva. og nasjonal terskelverdi (per september 2022: 1 300 000 kr ekskl. mva.) er i hovedsak kun underlagt anskaffelsesregelverkets grunnleggende prinsipper. Dette innebærer at innkjøpet skal overholde grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
- Kontrakter over nasjonal terskelverdi på 1 300 000 millioner kroner, men under EØSterskelverdiene må kunngjøres i Doffin (norsk database for offentlige innkjøp) og må følge bestemte prosedyrer.
I mange tilfeller vil innkjøp av konsulenttjenester til en planprosess kunne havne under grensen på 100 000. Og i de fleste tilfeller vil innkjøpet kunne begrenses til under nasjonal terskelverdi.
Rapporten kommunen som innkjøper (https://distriktssenteret.no/litteratur/kommunen-som-innkjoper/) gir en god gjennomgang av det juridiske rammeverket for offentlige innkjøp og hvordan kommunene kan legge til rette for at små og mellomstore bedrifter kan delta i anbudskonkurranser og levere varer og tjenester til kommunen.
Hva bør kommunen vektlegge i innkjøpsprosessen?
Uavhengig av verdien på innkjøpet bør kommunen ha et tydelig bilde av hva de ønsker å oppnå gjennom å kjøpe inn tjenester. Dette kan bidra til å øke sannsynligheten for å oppnå det man ønsker. Dersom verdien på innkjøpet overstiger 100 000, og kommunen skal legge til rette for en konkurranse mellom flere tilbydere, er det særlig viktig at kommunen er bevisst på muligheten for å vektlegge andre konkurransefaktorer enn pris. Det er nemlig mange andre faktorer enn pris som er viktige for at kommunen skal få et godt resultat fra slike innkjøp.
I innkjøpsprosessen bør kommunen være bevisst på hvilken kompetanse de etterspør, og hvilke krav de setter til samarbeidet mellom kommunen og konsulentmiljøet. Kommunen bør etterspørre kompetanse som utfyller den kompetansen kommunen allerede har internt, og som utfyller kompetansen til arbeidsgruppa i planprosessen.
Kommunen bør også være bevisst på om det er viktig at konsulentene har god kjennskap til de lokale forholdene i kommunen og regionen. Kommunen bør legge opp til en prosess der konsulentmiljøet jobber tett med kommunen sine egne ansatte for å sikre forankring og kompetanseoverføring. I innkjøpsprosessen kan det derfor være verdt å vektlegge at konsulentene man kjøper tjenester fra har mulighet til å være fysisk til stede på kommunehuset, eller på annet vis være “til stede” der planprosessen foregår.
I tillegg til de faktorene som er nevnt her kan det også være andre som er viktige for kommunen.
Kilder
Oslo Economics, 2022, Kommunen som innkjøper: muligheter for å legge til rette for små og mellomstore bedrifter og konkurranse fra lokale leverandører (opnar i nytt vindauge), utarbeidet på oppdrag for Distriktssenteret.
Verktøy og metoder
Guide til vellykka prosessarbeid
Arbeidet med Fjord kommune sin første samfunnsdel i 2020-2022 (opnar i nytt vindauge) hadde ei organisering og arbeidsplan som bidrog til god framdrift og forankring av arbeidet.
Kjelder
Rapport frå distriktskommune 3.0 (Brobakk, Gjefsen, & Gjertsen, 2021, s. 37)