Slik gjennomfører du en næringsundersøkelse
Bruk mal i MS Forms
Mal for næringsundersøkelse i MS Forms (opnar i nytt vindauge)
Etter du har åpnet lenka, trykker du på knappen “Dupliser det” øverst på sida for å kunne bruke det i di gruppe og vise en graf av resultatet.
Om næringsundersøkelser
Næringsundersøkelser skaper engasjement og forventninger hos de som blir spurt, og er godt egnet både til å kartlegge nåsituasjonen og til å få innspill til kommunens plan- og utviklingsarbeid.
Distriktssenteret har utviklet mal for en digital næringsundersøkelse basert på kunnskap om kommunens samfunns- og næringsutviklerrolle. Undersøkelsene er testet og videreutviklet i samarbeid med flere kommuner og fylkeskommuner som vi har fulgt over tid.
Innholdet i undersøkelsen (både introduksjonstekst og spørsmål) må tilpasses din kommune og det dere ønsker å få svar på.
Næringsundersøkelser i 10 distriktskommuner
Distriktssenteret har samlet svar fra nesten 1000 deltakere i ti distriktskommuner. Formålet er å belyse hvordan kommunene kan forbedre sitt arbeid med næringsutvikling og styrke samarbeidet med det lokale næringslivet. I denne rapporten presenterer vi funnene fra disse undersøkelsene.
Funn:
For å være en god samarbeidspartner, bør næringslivet:
- Organisere seg representativt for å være en ressurs i strategiske planprosesser.
- Ta initiativ til dialog og samarbeid, spesielt i mindre eller voksende kommuner.
- Bidra til rekruttering og kompetanseutvikling gjennom lærlingeplasser og samarbeid med skoler.
- Vise vilje til å delta i fellesprosjekter og samfunnsbidrag.
- Ha kjennskap til plan- og bygningsloven for å samarbeide effektivt med kommunen. Jo tidligere næringsaktører tar kontakt, jo bedre.
- Tilby markedsinformasjon for å hjelpe kommunen med å identifisere utfordringer og muligheter.
- Informere om viktigheten av komplementære næringer og virksomheter (Einasdottir, Flatval, Røtnes, Toftdahl, 2021, s.104).
Fellestrekk om kommuner som lykkes:
- Ser næringsutvikling som en del av å skape gode lokalsamfunn og positiv befolkningsvekst.
- Bygger på kommunens egne geografiske og næringsmessige styrker og utfordringer.
- Har en langsiktig strategi for næringsutvikling.
- Forankrer arbeidet både administrativt og politisk.
- Involverer aktivt lokalt næringsliv i strategisk planlegging.
- Ser sitt arbeid som en del av regionens satsing for positiv næringsvekst (ibid, s. 94)
Forberedelse
Forberedelsesfasen er perioden fra dere har bestemt dere for å gjennomføre en undersøkelse til den åpnes og kan ta imot svar. I denne fasen handler det om å planlegge alt fra å utvikle/tilpasse spørreskjema, lage en plan for gjennomføring og hvordan dere skal få inn svar fra innbyggere og næringsliv. Det handler også om hvordan undersøkelsen skal følges opp.
Det er spesielt 2 ting som er viktig i denne fasen. Det ene er at spørreskjemaet inneholder de spørsmålene kommunen trenger svar på. Det andre er at dere lager et konkret opplegg for å få oppmerksomhet om undersøkelsen, slik at dere får inn mange svar.
Før dere går i gang med å lage/tilpasse spørreskjemaet anbefaler vi at dere tar en kikk på disse punktene:
Lag en arbeidsgruppe
Arbeidsgruppa har et felles ansvar for hele prosessen med undersøkelsen. Her er det en styrke om kommunens toppledelse, både politisk og administrativt, er tett på i alle faser. Dette sikrer både god forankring og at resultatet av undersøkelsen blir fulgt opp.
Ta gjerne med representanter fra målgruppene, for eksempel fra råd, foreninger, næringsliv og lignende. Dette bidrar også til bedre forankring, større mobilisering og mer oppmerksomhet.
Avklar formål
En felles forståelse for hva hensikten med undersøkelsen er, og hva den skal brukes til, gjør det lettere å komme fram til de spørsmålene dere bør stille. Jobb derfor godt både med å etablere og tydeliggjøre formålet slik at alle stiller seg bak dette.
Anonyme besvarelser gir ærligere svar
Dersom målet med undersøkelsen er å få mange svar for å få frem samlet syn på tema eller problemstillinger, bør undersøkelsen gjennomføres anonymt. Dette bidrar til nødvendig tillit til at svarene ikke kan spores tilbake til den enkelte respondent. I tillegg bidrar anonymitet trolig til mer ærlige svar.
For å gjøre en undersøkelse anonym i MS Forms: Velg alternativet «Alle kan svare» under «Hvem som kan fylle ut dette skjemaet» i innstillinger.
Finn respondenter og kontaktinfo
Bedrifter kan nås gjennom SMS-varsling med bakgrunn i oppføring i Enhetsregisteret (opnar i nytt vindauge). Ellers kreves det at man har oppdaterte adresselister for å nå ut til næringslivet.
Næringsforeninger eller lignende kan være nyttige samarbeidspartnere for å sikre god oversikt over eksisterende bedrifter og etablerere/gründere.
Avklar ressurser og legg en plan for gjennomføring og oppfølging
Selve gjennomføringen av undersøkelsen er gjort i løpet av 2 - 3 uker. Det viktigste arbeidet, og ofte det mest krevende, er det som skal skje i etterkant. Legg en plan for både gjennomføring og oppfølging: Hvem gjør hva, og når?
Å planlegge kommunikasjonen for å få inn svar og gi tilbakemelding til de som svarer er en del av planen. Husk å ta utgangspunkt i hva dere ønsker å oppnå med undersøkelsen.
Lag en kommunikasjonsplan
En fullstendig kommunikasjonsplan bør inneholde plan for hele undersøkelsesprosessen. I tillegg til å skape oppmerksomhet i forkant er det også viktig å ha en plan for hvordan resultater fra undersøkelsen skal kommuniseres tilbake til næringslivet, politikere og andre som har interesse eller en rolle i samfunns- og næringsarbeidet.
- Her kan du laste ned en mal for en kommunikasjonsplan (opnar i nytt vindauge).
- Her kan du se et eksempel på kommunikasjonsplan (opnar i nytt vindauge) for å sikre flest mulig svar i en næringsundersøkelse.
Tilpass spørreskjemaet
Lag ditt eget eller tilpass spørreskjemaet basert på malen ovenfor. Bruk arbeidsgruppa i dette arbeidet.
Vær oppmerksom på at mange åpne spørsmål kan medføre mye arbeid med å analysere og oppsummere disse.
Test spørreskjemaet
Test spørreskjemaet på noen i målgruppa. Her er det noen spørsmål dere kan sjekke ut i målgruppa:
- Forstår du spørsmålene?
- Er det spørsmål som du vil ta ut? (hvorfor?)
- Har du forslag til endringer/nye spørsmål?
- Hva synes du om tidsbruken?
Drøft tilbakemeldingene og gjør de siste endringene av skjemaet.
Slett prøvesvar og send ut spørreskjemaet.
Gjennomføring
Gjennomføringsfasen er perioden fra dere åpner undersøkelsen for svar til den lukkes. Den bør være åpen i 2 - 3 uker. En vellykket undersøkelse med mange svar forutsetter at du er godt forberedt når næringslivet inviteres til å svare. Følg kommunikasjonsplanen du satte opp som en del av forberedelsene.
Punkt nummer 1 er at dere jobber aktivt hele perioden når undersøkelsen først er åpen. For å sikre nødvendig bredde og representativitet, er det viktig å følge med på hvor mange som har svart og hvem respondentene er. Er det for eksempel kommet få svar fra landbruksnæringen, bør dere sette inn ekstra innsats for å nå disse.
Arbeidsgruppen som er ansvarlig for undersøkelsen bør komme sammen 1 - 2 ganger for å sjekke status og samordne oppfølgingstiltak.
Det er ofte nødvendig å minne om undersøkelsen flere ganger. Erfaring viser at ordfører har stor påvirkningskraft og klarer å få mange til å svare. For eksempel er det mulig å mobilisere gjennom innslag på lokalradioen, redaksjonelle oppslag i lokalavisa, egen Facebook-side, telefon eller besøk mens undersøkelsen er åpen.
Distribusjon av næringsundersøkelse
- Bruk SMS-varsling eller adresselistene dere har laget, og send undersøkelsen på e-post til bedrifter og etablerere. Ordfører kan gjerne være avsender.
- Del samtidig informasjon om undersøkelsen (jf. introduksjonstekst i spørreundersøkelsen) og lenke til undersøkelsen på Facebook og andre egna kanaler.
- Mange kan bidra til å løfte svarprosenten:
- Få hjelp fra næringsaktører med stort nettverk til å mobilisere kategorier/bransjer med relativt få svar.
- Spill også på lag med næringsforeningen, næringsforum eller lignende
- Alle i kommunes administrasjon med næringslivskontakt mobiliserer sitt nettverk
- Lokalpolitikere har ofte stort nettverk og er godt kjent med næringslivet. De kan også hjelpe til med å nå næringsaktørene.
Oppsummering av funn
Oppsummerings-fasen starter når undersøkelsen er stengt for svar, og slutter når resultatene er sammenfattet i en rapport. Hvilke svar har vi fått, og hvordan skal vi sammenfatte svarene?
Å analysere de åpne svarene er ofte omfattende og tidkrevende. Sett av nødvendig tid til dette arbeidet. Rapporten dere lager til slutt kan være i form av en powerpoint med grafisk fremstilling av svarene (diagram) og oppsummering av de åpne svarene.
Den første oppgaven er å ta ut rapporter i programvaren som er brukt til undersøkelsen. Har dere laget undersøkelsen i Microsoft Forms, kan dere generere rapporter basert på ulike bakgrunnsvariabler.
Slik kan du filtrere data og lage diagram i MS Forms Utvid
I Microsoft Forms vil svarene fra undersøkelsen lett konverteres til en Excel-fil. Den som administrerer undersøkelsen kan gjøre dette ved å trykke «Åpne i Excel» - se eksempel nedenfor.
I Excel-arket vil du da få svarene på alle påstandene usortert både på den rollen/kategorien de tilhører og hvordan de har svart på de enkelte påstandene fra helt uenig til helt enig og eventuelt vet ikke.
Under gir vi deg en oppskrift på hvordan du kan lage diagrammer over hva de ulike kategoriene mener om enkeltpåstandene.
- Start med å lagre bruttolisten, dvs. Excel-arket med alle svarene fra undesøkelsen. Lagre Excel-arket med et forståelig navn, f.eks. Kommunen har god forståelse for behovet til de etablerte næringslivet.
- Fjern alle kolonnene i Excel-arket bortsett fra to, nemlig kolonne Hvilken rolle har du og kolonne Kommunen har god forståelse for behovet til de etablerte næringslivet.
- Bruk pil til høyre i cellen Hvilken rolle har du og hak av kategoriene de ønsker å systematisere og vise svarene for. I eksemplet under er kategoriene Næringsliv (1 - 4 ansatte), Næringsliv (5 - 9 ansatte) og Næringsliv (10 ansatte og flere) haket av, da disse er mest relevant for påstanden, jfr. etablert næringsliv.
- Bruk pil til høyre i cellen Kommunen har god forståelse for behovet til det etablerte næringslivet og trykk på Sorter fra A til Å. Da vil alle som har svart helt uenig legge seg etter hverandre. Det samme med litt uenig, osv.
- Merk hele kolonne B, se eksemplet over. Trykk på tegnet Hurtiganalyse (ctrl + Q) som aktiveres lengst nederst til høyre i kolonnen.
- Velg Diagrammer og f.eks Gruppert stående. Da vil du få frem et resultat ala det som vises under
Tilsvarende kan gjøres for alle påstandene i skjemaet og for alle kategoriene/rollene det er ønskelig å sortere og systematisere svarene fra.
Diagrammene kan du klippe ut og bruke i PowerPoint-presentasjoner, i rapporter eller andre steder.
Til oppfølgingen av undersøkelsen trenger dere rapporter som skiller svarene på ulike grupper eller bakgrunnsvariabler. Gründere vil for eksempel ofte ha andre behov og gi andre svar enn en bedrift med flere enn 10 ansatte. Ungdom vil kanskje ha andre behov og gi andre svar enn pensjonister. I næringsundersøkelse er det mest aktuelt å skille på etablerere/gründere og størrelse på bedrift. Dersom det skal være aktuelt å skille på bransje i rapporten, bør det være et visst antall svar pr. bransje, gjerne 10 eller flere for å sikre anonymitet og kvalitet.
Selv om du i rapporteringsarbeidet kan bruke teknikken i programvaren på å skille grupper med veldig få svar bør det ikke gjøres. Med lokalkunnskap kan det være lett å identifisere enkeltpersoner eller enkeltbedrifter. Da blir undersøkelsen ikke lenger anonym.
Kvantitative og kvalitative data
Undersøkelsen vil som hovedregel gi dere 2 typer data:
- Avkryssingssvar (kvantitative data)
- Fritekst/åpne svar (kvalitative data)
Rapporten eller rapportene dere lager etter at undersøkelsen er gjennomført må inneholde begge typer svar.
Avkryssingssvar
Avkryssingssvar er som regel enkle å ta ut av rapporteringssystemet til den plattformen dere bruker til å gjennomføre undersøkelsen, enten dette er MS Forms eller andre plattformer.
Avkryssingssvar oppsummeres av programvaren i søylediagram, kakediagram eller lignende.
Fritekstsvar
Fritekstsvar kan dere sortere på ulike bakgrunnsvariabler i programvaren (eks. fordelt på alder). Når det gjelder innholdet i svarene, må dere uansett gjøre en manuell jobb med å trekke ut hovedessensen i de svarene som er gitt. Å vise frem sitat som underbygger det mange mener gir ofte mer «liv» til oppsummeringen, og kan også være godt egna som grunnlag for å diskutere mål og tiltak.
Slik kan du presentere funn fra fritekstsvar
Eksempel 1: Oppsummert i tema
Eksempel 2: Oppsummert i tema og viktighet for de eldste og de yngste innbyggerne
Eksempel 3: Oppsummert i tema og viktighet fordelt på ulike aldersgrupper
Oppfølging og etterarbeid
Hvordan skal vi bruke svarene vi har fått i undersøkelsen i det videre arbeidet? Det aller viktigste med å gjennomføre næringsundersøkelser, er at svarene tas på alvor, og at de innarbeides i kunnskapsgrunnlag og får innvirkning på kommunens arbeid med planer og næringsutviklingstiltak.
Innholdet i oppfølgingsfasen bestemmes først og fremst av formålet med undersøkelsen, og i hvilken fase av samfunnsplanleggingen eller utviklingsarbeidet undersøkelsen er gjennomført i.
Et viktig prinsipp i all involvering og medbestemmelse, er at innspill blir tatt med i det videre arbeidet. Det handler ikke om enkeltpersoners tilbakemelding, men hovedtrekkene i de svarene som blir gitt.
Eksempel: næringsundersøkelse og næringsplan i Kåfjord som en del av arbeid med strategisk næringsplan
Kåfjord kommune gjennomførte en næringsundersøkelse midtveis i sitt arbeid med strategisk næringsplan. Resultatet fra undersøkelsen brukte de som grunnlag for et arbeidsverksted med lokalpolitikere og lokalt næringsliv. Her fikk næringslivet mulighet til å reflektere over undersøkelsen, og komme med innspill til funnene. På bakgrunn av det de fikk presentert, og med utgangspunkt i egne erfaringer, fikk de diskutere og komme med innspill på hva de mener er viktig for næringsutviklingen i kommunen. De fikk også diskutere videre hvilke tiltak de mener må til for å styrke samarbeidet mellom kommune og næringsliv.
Resultatet av undersøkelsen, kombinert med det de opplever som viktig for næringslivet, danner grunnlag for kommunens videre arbeid med å konkretisere innholdet i strategisk næringsplan.
Her kan du se opplegget for arbeidsverkstedet, og hvilke spørsmål som ble stilt.
Her kan du se hvordan deltakerne fikk presentert svarene fra de åpne spørsmålene i undersøkelsen.
Bruke en annen plattform enn MS forms?
Under finner du spørsmålene som ren tekst.
Spørsmål til næringsundersøkelse
1. Hvilken rolle har du?
Ett svar (radioknapper), obligatorisk
- Gründer/under etablering
- Næringsliv (1-4 ansatte)
- Næringsliv (5-9 ansatte)
- Næringsliv (10 eller flere ansatte)
2. Hvilken næring tilhører du?
Ett svar (rullegardin), obligatorisk
- Jordbruk, skogbruk og fiske
- Havbruk/akvakultur
- Helse- og sosialtjenester
- Transport og lagring
- Omsetning og drift av fast eiendom
- Personlig tjenesteyting
- Informasjon og kommunikasjon
- Kraftforsyning
- Finansiering og forsikring
- Lønnet arbeid i private husholdninger
- Varehandel, reparasjon av motorvogner
- Bygge- og anleggsvirksomhet
- Industri
- Forretningsmessig tjenesteyting
- Overnattings- og serveringsvirksomhet
- Kultur, underholdning og fritid
- Faglig, vitenskapelig og teknisk tjenesteyting
- Bergverksdrift og utvinning
- Vannforsyning, avløp og renovasjon
- Annet: (tekstfelt)
Påstander om kommunen sin rolle som forvalter
3. Ranger påstandene om kommunen sin rolle som forvalter
Skala: 1 Helt uenig , 2 Litt uenig, 3 Nøytral 3, 4 Litt enig, 5 Helt enig, 6 Vet ikke
Spørsmålsmatrise: påstander vertikalt, skala horisontalt. Obligatorisk.
- Kommunen har ledige næringsarealer
- Kommunen legger til rette for vei som teknisk infrastruktur for næringslivet
- Kommunen legger til rette for vann/avløp som teknisk infrastruktur for næringslivet
- Kommunen legger til rette for internett som teknisk infrastruktur for næringslivet
- Kommunen legger til rette for strøm som teknisk infrastruktur for næringslivet
- Kommunens reguleringsplaner er godt tilpasset næringslivets behov
- Det er lett å komme i kontakt med saksbehandler/ansvarlig i næringssaker
- Kommunen har et oppdatert planverk for arbeidet med nærings- og samfunnsutvikling
- Kommunen behandler reguleringsplan-saker som angår næringslivet på en god måte
- Kommunen behandler byggesakersaker som angår næringslivet på en god måte
- Kommunen behandler saker som gjelder næringsstøtte på en god måte
4. Vil du utdype svaret?
Fritekstsvar
Påstander om kommunen som tjenesteprodusent
5. Ranger påstandene om kommunen som tjenesteprodusent
Skala: 1 Helt uenig , 2 Litt uenig, 3 Nøytral 3, 4 Litt enig, 5 Helt enig, 6 Vet ikke
Spørsmålsmatrise: påstander vertikalt, skala horisontalt. Obligatorisk.
- Kommunen (inkl. kommunens utviklingsselskap/næringshage m.m.) har lett tilgjengelig veiledningstjeneste for eksisterende næringsliv
- Kommunen (inkl. kommunens utviklingsselskap/næringshage m.m.) har lett tilgjengelig veiledningstjeneste for etablerere/gründere
- Kommunen (inkl. kommunens utviklingsselskap/næringshage m.m.) er flink til å formidle informasjon om mulige støtteordninger for næringslivet
- Alt i alt yter kommunen (inkl. kommunens utviklingsselskap/næringshage m.m.) god service overfor næringslivet.
6. Vil du utdype svaret?
Fritekstsvar
Påstander om kommunens entreprenørrolle
7. Ranger påstandene om kommunens entreprenørrolle
Skala: 1 Helt uenig , 2 Litt uenig, 3 Nøytral 3, 4 Litt enig, 5 Helt enig, 6 Vet ikke
Spørsmålsmatrise: påstander vertikalt, skala horisontalt. Obligatorisk.
- Kommunen har god forståelse for behovene til det etablerte næringslivet
- Kommunen har god forståelse for behovene til gründere/etablerere
- Kommunen arbeider aktivt for å skape nettverk mellom næringslivet og kommunen
- Kommunen samhandler godt med eksterne utviklingsaktører som f.eks. næringshager, innovasjon Norge, fylkeskommunen, forskningsmiljø, Siva, kunnskapsparker, Sametinget
- Kommunen tar kontakt med næringslivet for å starte utviklingsprosesser i viktige næringssaker
8. Vil du utdype svaret?
Fritekstsvar
Påstander om kommunens økonomiske og juridiske handlingsrom
9. Ranger påstandene om kommunens økonomiske og juridiske handlingsrom
Skala: 1 Helt uenig , 2 Litt uenig, 3 Nøytral 3, 4 Litt enig, 5 Helt enig, 6 Vet ikke
Spørsmålsmatrise: påstander vertikalt, skala horisontalt. Obligatorisk.
- Kommunen bruker næringsfond, kraftfond eller tilsvarende for å støtte opp om og utvikle nytt og eksisterende næringsliv
- Kommunen tilrettelegger for næringsutvikling gjennom investeringer i infrastruktur (bredbånd, areal, vei, parkering m.m.).
- Kommunen hjelper næringslivet med å skaffe finansiering av sine utviklingsprosjekter, eks. Innovasjon Norge.
- Kommunen legger til rette for at også det lokale næringslivet kan vinne oppdrag/avtaler i forbindelse med innkjøp, bygg, infrastruktur etc.
10. Vil du utdype svaret?
Fritekstsvar
Påstander om kommunens kompetanse og kapasitet
11. Ranger påstandene om kommunens kompetanse og kapasitet
Skala: 1 Helt uenig , 2 Litt uenig, 3 Nøytral 3, 4 Litt enig, 5 Helt enig, 6 Vet ikke
Spørsmålsmatrise: påstander vertikalt, skala horisontalt. Obligatorisk.
- Næringsutvikling står høyt på den kommunale dagsorden
- Kommunen har god kapasitet i arbeidet med næringsutvikling
- Kommunen evner å koordinere arbeidet med næringssaker godt på tvers av ulike avdelinger/etater
- Kommunen ser næringsutvikling som en del av helhetlig samfunnsutvikling, altså i sammenheng med boligtilbud, inkludering og stedsutvikling
12. Vil du utdype svaret?
Fritekstsvar
13. Hva mener du kommunen bør gjøre for å få til en positiv næringsutvikling i årene som kommer?
Fritekstsvar
14. Hva kan næringslivet gjøre for å få til en positiv næringsutvikling i årene som kommer?
Fritekstsvar
15. Har du andre innspill eller ideer om næringsutvikling til [kommunenavn] kommune?
Fritekstsvar