Etterarbeid og oppfølging
Plan for innsamling og videre behandling
Etter at gjestebudet er gjennomført sender verten innspillene over til initiativtaker i kommunen/lederen for utviklingsprosessen. Instrukser for hvordan innspillene skal overbringes videre bør som nevnt legges fram for verten før gjestebudet gjennomføres.
I tillegg bør prosess- eller prosjektleder i kommunen ha tenkt igjennom hvordan innspillene skal benyttes videre i prosessen.
Husk å informere om veien videre
Når innbyggere deltar på gjestebud, oppstår det gjerne en forventning om hva som kommer til å skje videre med innspillene de har kommet med. Slike forventninger er det viktig å følge opp, og det er derfor lurt å lage et opplegg med informasjon om hvordan innspillene vil bli brukt.
Du kan for eksempel lage klart et kort infoskriv om hvordan innspillene vil bli brukt videre, som gjestebudverten kan sende med deltakerne etter at de er ferdige. Eventuelt kan du publisere informasjon om veien videre (opnar i nytt vindauge) på kommunens nettsider, som for eksempel Salangen kommune har gjort.
Eksempler på skjema for innspill med instruksjoner fra Salangen kommune
Da Salangen kommune i Troms og Finnmark skulle involvere innbyggerne i et stedsutvklingsarbeid i Sjøvegan sentrum, valgte de gjestebud som innspillsmetode.
Kommunen la både instruksjoner til hvordan gjestebud kan gjennomføres, og opplegg for innsending av innspill i ett og samme skjema i Microsoft Forms. Dermed ble både instrukser og innsamling av innspill samlet på en og samme lenke, som for eksempel kan sendes ut på e-post, sms, via kommunens hjemmeside eller andre kanaler på sosiale medier.
Dette bidro til å gjøre arbeidet med både rekruttering av verter, og innsamling av innspill enklere.
Etter at innspillene var samlet inn, ble disse delt i form av ordskyer på kommunens stedsutviklingsside. I tillegg lå hele undersøkelsen tilgjengelig i eget dokument.