Gjennomføring
Rekruttér verter og fortell hva som skal gjøres
Når du har forberedt gjestebud med spørsmål og instruksjoner, kan du gå i gang med å rekruttere verter. For å finne ut hvem som bør være verter, kan du for eksempel gjennomføre en aktøranalyse.
Du kan gå ut bredt og rekruttere verter, for eksempel på kommunens hjemmeside eller Facebook-side. Andre mer direkte metoder kan være å henvende seg til lag eller foreninger, eller rett og slett ta direkte kontakt med potensielle verter og spørre om de kan tenke seg å være med.
Fjord kommune og Arendal kommune laget begge enkle informasjonsskriv som inneholdt alt gjestebudvertene trengte å vite for å gjennomføre. Slike enkle informasjonsskriv er nyttige, spesielt i arbeidet med å rekruttere verter.
Verten inviterer og gjennomfører
Når du har rekruttert gjestebudverter, bør du gi dem noen enkle tips på hvordan de kan invitere deltakere til gjestebud. Dette kan du gjøre for eksempel ved å skrive forslag til invitasjonstekst som vertene kan sende til potensielle deltakere. Da blir det enkelt for vertene å invitere f.eks. via e-post til venner og kjente.
Eksempel på invitasjonstekst fra Fjord kommune
«Hei, [navn]. Eg vil invitere til gjestebod. Fjord kommune har laga utkast til ny samfunnsdel, og ønsker innspel frå deg og meg. Vi er oppfordra til å kome med tilbakemeldingar. Håper du vil kome (stad, dato, klokkeslett)».
Gjestebudvertene kan selv bestemme hvem de vil invitere. De står også fritt til å bestemme hvor gjestebudet skal finne sted. Det kan skje hjemme hos verten, på en kafé, over lunsjbordet eller mens de går en tur.
Du kan gjerne la det være opp til gjestebudverten å bestemme hvordan de vil gjennomføre gjestebudet. Likevel kan det være lurt å legge ved noen forslag til de vertene som ønsker råd til hvordan de skal gå fram.
Et godt råd til verten er å la deltakerne først tenke gjennom spørsmålene noen minutter på egenhånd, før diskusjonen starter. Du kan også tipse om IGP-metoden (opnar i nytt vindauge) som kan være nyttig å bruke, særlig ved litt større grupper for å sikre at alle kommer til orde.
Digital gjennomføring
Det er naturligvis også mulig å invitere til en digital utgave av gjestebud – for eksempel på Teams, Zoom, Google Meet eller andre videomøteplattformer. Dersom en gjennomfører digitalt, kan verten notere og dokumentere i et delt dokument – for eksempel på Google Docs, slik at alle som deltar på møtet også kan se notatene og bidra til dokumentasjonen.