Oppsummering av funn
Sett av tid til å sammenfatte og analysere svarene.
Lag en samlerapport som sammenfatter svarene. Sett av nødvendig tid til å analysere de åpne svarene. Rapporten dere lager til slutt kan være i form av en presentasjon med grafisk fremstilling av svarene (diagram) og oppsummering av de åpne svarene.
Dere kan lage rapporter i Microsoft Forms eller laste ned datasettet og analysere i annen programvare som Excel eller Power BI.
I Microsoft Forms trykk på “presenter” og få frem ferdige foiler.
Rapporten eller rapportene dere lager etter at undersøkelsen er gjennomført bør inneholde begge typer svar, både avkryssing og fritekst.
Avkryssingssvar (kvantitative data)
Avkryssingssvar er som regel enkle å ta ut av rapporteringssystemet til den plattformen dere bruker til å gjennomføre undersøkelsen, enten dette er MS Forms eller andre plattformer.
Avkryssingssvar oppsummeres av programvaren i søylediagram, kakediagram eller lignende.
Fritekst/åpne svar (kvalitative data)
Fritekstsvar kan dere sortere på ulike bakgrunnsvariabler i programvaren (eks. fordelt på alder).
Når det gjelder innholdet i svarene, må dere gjøre en manuell jobb med å trekke ut hovedessensen i de svarene som er gitt.
Å vise frem sitat som underbygger det mange mener gir ofte mer «liv» til oppsummeringen, og kan også være godt egna som grunnlag for å diskutere mål og tiltak.
Se svar fordelt på ulike grupper
Til oppfølgingen av undersøkelsen trenger dere rapporter som skiller svarene på ulike grupper eller bakgrunnsvariabler. Politikere vil for eksempel ofte ha andre behov og gi andre svar enn en administrativt ansatte. Hvor lenge man har vært politiker eller ansatt i kommunen kan også ha noe å si.
I Microsoft Forms vil svarene fra undersøkelsen lastes ned som Excel-fil. Den som administrerer undersøkelsen kan gjøre dette ved å trykke på «Vis svar» for å få oversikt over svarene og «Åpne i Excel» - se eksempel nedenfor.
I Excel-arket vil du da få svarene på alle påstandene usortert både på den rollen/kategorien de tilhører og hvordan de har svart på de enkelte påstandene fra “helt uenig” til “helt enig" og eventuelt “vet ikke”.
Vær oppmerksom på spørsmål og svar som ikke sikrer respondentenes anonymitet når det er få respondenter i hver variabel (for eksempel antall formannskapsmedlemmer). Dette bør tas hensyn til før man deler innspill med negativt fokus som er skrevet i fritekst hvis det omhandler gjenkjennbare personer.